Unternehmen im Tool-Dschungel: Worauf du wirklich achten solltest
Die Auswahl an HR-Software ist riesig und umfasst All-in-One-Lösungen bis hin zu spezialisierten Tools für Recruiting, Onboarding oder Zeiterfassung. Wer heute im Mittelstand oder in einem wachsenden Unternehmen vor der Entscheidung steht, eine neue HR-Software einzuführen, fühlt sich schnell überfordert. Dominik Becker, Co-Founder von manaHR und erfahrener Recruiter, spricht im Podcast mit mir über genau dieses Problem und warum es die eine perfekte Lösung nicht gibt.
Der Markt: unübersichtlich und überfordernd
Mehr als 1.000 Anbieter allein im deutschsprachigen Raum, unzählige Funktionen, künstliche Intelligenz überall und Marketingversprechen, die oft mehr vernebeln als helfen. Für Unternehmer ist das kein Spaziergang, sondern vielmehr ein Kampf durch ein Dschungel.
Doch Dominik bringt es auf den Punkt: „Es gibt nicht die eine perfekte Software – aber es gibt die perfekte Software für dein Unternehmen.“
Generalist oder Spezialist? Die erste große Entscheidung
Bevor du dich auf die Suche machst, solltest du wissen: Es gibt zwei Lager.
- Generalisten (z. B. Personio) decken viele Funktionen ab – oft auf einem soliden, aber nicht sehr tiefen Niveau.
- Spezialisten (wie manaHR für Recruiting) fokussieren sich auf einen Bereich – dafür mit mehr Tiefe, Automatisierung und oft besseren Schnittstellen.
Was besser zu dir passt? Kommt ganz auf deine Lage an:
- Du digitalisierst gerade erst deinen HR-Bereich? Dann hilft dir eine einfache All-in-One-Lösung beim schnellen Einstieg.
- Du willst gezielt Recruiting oder Employer Branding verbessern? Dann ist ein Spezialtool oft effektiver – auch wenn du zusätzlich andere Tools brauchst.
Klarheit statt Hype: Was du wirklich brauchst
Dominiks Empfehlung: Mache zuerst eine ehrliche Bestandsaufnahme. Was brauchst du wirklich – jetzt und in den nächsten 12 Monaten?
Ein einfacher Drei-Stufen-Plan hilft dir dabei:
- Muss-Kriterien definieren: Was ist nicht verhandelbar? (z. B. DSGVO, Schnittstellen, Benutzerfreundlichkeit)
- Wunschfunktionen benennen: Was wäre hilfreich, aber ist kein Dealbreaker?
- Nice-to-have notieren: Spielereien, die du erst später angehst.
So vermeidest du, dass du dich von Features blenden lässt, die du nie nutzt – und kannst mit klarem Kopf vergleichen.
Der unterschätzte Faktor: Implementierung & Akzeptanz
Viele Softwareprojekte scheitern nicht am Tool, sondern an der Einführung. Dominik spricht aus Erfahrung:
- Die meisten Unternehmen unterschätzen die Zeit und das Change-Management.
- Je schneller erste Erfolge sichtbar werden, desto größer ist die Akzeptanz im Team.
- Die besten Tools integrieren sich nahtlos in bestehende Systeme oder übernehmen sogar den Import.
Manchmal hilft es, die Implementierung in zwei Phasen zu unterteilen: schneller Einstieg + schrittweise Optimierung.
Und was ist mit KI?
Auch darüber sprechen wir im Podcast. Dominik bleibt klar: „Wir könnten KI einsetzen aber aktuell bringt sie unseren Nutzern noch keinen echten Mehrwert.“
Die Zukunft kommt keine Frage. Aber sie muss nicht heute sein. Und vor allem: Nicht jede KI-Funktion bringt dir als Unternehmer sofort einen Vorteil. Es geht um Nutzen, nicht um Hype.
Fazit: Die beste HR-Software ist die, die zu dir passt
Der wichtigste Gedanke aus dem Gespräch mit Dominik: Es gibt keine perfekte Software – nur eine, die perfekt zu deinem Unternehmen passt.
Deshalb: Entscheide nicht nach Marketingversprechen. Entscheide nach deinen Bedürfnissen, Zielen und Kapazitäten.
Mehr erfahren
Unter den folgenden Links kannst du Kontakt mit Dominik aufnehmen und dir seine Tipps für die perfekte HR-Software holen.
