„KI ist Spielerei.“ So denken viele Mittelständler. Und manchmal zu Recht. ChatGPT, DALL-E, Copilot und Co. liefern beeindruckende Ergebnisse, aber selten greifbaren Nutzen im Tagesgeschäft. Texte schreiben, Bilder generieren, automatisierte Mails. Das klingt gut, bringt aber wenig, wenn die Prozesse im Unternehmen nicht klar sind.

Sebastian Reimer, Unternehmer und Lean-Experte, hat das geändert. Statt nur zu testen, hat er gemacht. 19 virtuelle Mitarbeitende hat er mittlerweile in seinem Unternehmen implementiert. Jeder von ihnen hat einen Namen, eine Aufgabe und ein klares Ziel. Sie sparen Zeit, liefern Qualität und schaffen Raum für das Wesentliche.

Schritt 1: Prozesse verstehen, nicht Tools suchen

Sebastian begann nicht mit der Frage, was die KI kann. Sondern mit der Frage, was er eigentlich jeden Tag tut, das er nicht mehr machen möchte. Die Antwort fand er auf der Prozesslandkarte seines Unternehmens. Dort identifizierte er Aufgaben, die zeitaufwendig, wiederkehrend oder schlicht nervig waren.

Schritt 2: Stellenprofile für KI-Mitarbeitende

Was würde ein Mensch in dieser Rolle tun? Sebastian schaute sich echte Stellenanzeigen an. Für Lean Manager, Marketing-Koordinatoren, Office-Assistenz. Daraus entwickelte er mit ChatGPT vollständige Rollenprofile. Sie sind die Grundlage für seine digitalen Mitarbeitenden.

Schritt 3: Die erste KI bekommt ein Gesicht

Marcel war der erste. Marcel Schmidt, KVP-Beauftragter. Er analysiert Fotos von Räumen nach Lean-Kriterien, bereitet Workshops vor und erstellt Sprechertexte. Und er hat ein Gesicht. Im wahrsten Sinne. Sebastian ließ seine Kinder entscheiden, wie Marcel aussieht. So wurde aus einem Tool ein Kollege.

KI nicht als Ersatz, sondern als Verstärkung

Ob Marketingbeiträge mit Sarah, der LinkedIn-Spezialistin, oder Finanz-Checks mit dem Steuerberater-Bot. Jeder virtuelle Mitarbeiter hat eine klare Aufgabe. Kein generisches Blabla, sondern zugeschnitten auf Stil, Sprache und Ziele des Unternehmens.

Kontrolle bleibt beim Unternehmer

Trotz aller Automatisierung bleibt Sebastian verantwortlich. Eine RACI-Matrix regelt die Zuständigkeiten. Er prüft Inhalte, bevor sie rausgehen. Datenschutz und EU-AI-Act werden berücksichtigt. KI soll nicht ersetzen, sondern entlasten.

Das Ergebnis: Mehr Fokus, weniger Overhead

Allein im Marketing spart Sebastian drei bis vier Stunden pro Woche. Statt externer Dienstleistung gibt es internes Sparring. Die digitalen Kolleginnen und Kollegen sind immer verfügbar, mehrsprachig und anpassbar. Und sie wachsen mit dem Unternehmen.

Was können andere Unternehmer daraus lernen?

1. Fang bei deinen Prozessen an, nicht bei den Tools.
2. Gib deinen KI-Avataren klare Rollen und Verantwortlichkeiten.
3. Denke nicht in Hypes, sondern in Entlastung.
4. Bleib verantwortlich und datensensibel.

Sebastian zeigt, dass KI mehr sein kann als Spielerei. Wenn sie richtig eingesetzt wird, wird sie zum Teammitglied. Und zum echten Wettbewerbsvorteil.

Neugierig geworden?
Mehr über Sebastian und seine KI-Mitarbeitenden findest du auf seiner Website oder direkt auf LinkedIn.

Jetzt bist du dran
Welche Aufgaben in deinem Unternehmen könnte eine virtuelle Assistenz übernehmen? Welche Prozesse wären einfacher, wenn du jemanden wie Marcel oder Sarah hättest?

Zur Folge
Über den folgenden Link kannst du dir die ganze Folge mit Sebastian anhören oder auch auf YouTube ansehen. 

Wenn du mehr wissen willst oder selbst dein Unternehmen und deine Mitarbeitenden weiterentwickeln willst nimm gerne Kontakt mit uns auf. Wir bieten individuelle Workshops und Seminare an.