Das vermutlich bekannteste Prinzip der Effizienz ist die 80-20-Regel. Chefs und Führungskräfte verwenden es gerne, um Ihren Mitarbeitern zu sagen, dass sie bitte nicht zu viel Zeit für Aufgaben verschwenden sollen. Kennst du diese Gespräche?

Das Prinzip ist ursprünglich benannt nach Vilfredo Pareto, ein italienischer Ingenieur, Ökonom und Soziologe des 19. Jahrhunderts. Mit seiner fortschreitenden Verbreitung wurde es nach seiner Grundaussage umbenannt und ist uns heute als 80-20-Prinzip bekannt. Es besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die restlichen 20% der Ergebnisse erfordern im Umkehrschluss 80% des Gesamtaufwandes.

So weit, so gut. Wir haben also verstanden, dass wir Arbeiten in sehr kurzer Zeit zu einem hohen Grad erledigen können. Der Feinschliff, also die letzten 20%, braucht dann jedoch Zeit.

Genau diese Erkenntnis bleibt bei den meisten Führungskräften hängen. Sie kommen ins Büro uns möchten Ihr neues Wissen mit Ihren Mitarbeitern teilen und es sofort im Alltag anwenden. Habe ich dich erwischt? Dann kommt jetzt wie bei einer Rakete der Nachbrenner, der dich in die Umlaufbahn katapultiert.

Der Effekt, der das Pareto-Prinzip in unserem Arbeitsalltag so richtig wertvoll macht, ist folgender.

Bring deinen Mitarbeitern bei, das Prinzip nicht nur auf eine Aufgabe anzuwenden, sondern es für alle Aufgaben zu verinnerlichen.

Machen wir ein simples Beispiel. Stell dir vor, ein Mitarbeiter benötigt einen Tag, um eine Aufgabe zu 100% zu erledigen. Er schafft also in einer Woche 5 Aufgaben zu 100% und ist damit vollkommen ausgelastet. Andere Aufgaben oder spontane Anfragen können nicht ohne Überstunden bearbeitet werden.

Wenn der Mitarbeiter nun also lernt das Pareto-Prinzip anzuwenden, dann könnte er theoretisch alle 5 Aufgaben an nur einen Tag erledigen (20%+20%+20%+20%+20%=100%). Er hätte folglich 4 Tage Zeit sich anderen Aufgaben zu widmen.

Diese Erkenntnis ist um ein Vielfaches wertvoller, als der Blickwinkel auf nur einer Aufgabe zu haben. Kritiker sagen jetzt: „Das ist doch nicht realistisch. Wir haben nicht immer alle Informationen oder die passenden Bedingungen, um Aufgaben sofort zu erledigen. Und wenn es so funktioniert, warum arbeiten wir dann noch 5 Tage pro Woche?“

Der Best-Case ist sicher nicht immer und für jeden erreichbar, aber die Richtung stimmt. Das Learning daraus ist klar:

–          Aufgaben werden schneller fertig.

–          Wir gewinnen Zeit.

Es gibt jedoch eine Sache, die hier wichtig ist. Mitarbeiter müssen verstehen, was mit 80% Ergebnis gemeint ist.

Ohne Erklärung entsteht schnell der Eindruck, dass Aufgaben nicht mehr zu Ende gebracht werden müssen. Es ist alle essenziell, dass den Mitarbeitern auch erklärt wird, was das Ziel einer Aufgabe ist und ab wann es übererfüllt ist.

Unser innerer Perfektionismus oder auch die eigene Unsicherheit sind in den meisten Fällen der Grund, weshalb Aufgaben länger bearbeitet werden als es wirklich notwendig ist. Das nennt man auch neurotischer Perfektionismus.

Als Führungskraft ist es also wichtig, das Ziel der Aufgaben mit den Mitarbeitern zu klären. Kollegen oder Kunden sind in den meisten Fällen schon mit 80% oder weniger unserer Arbeit zufrieden und können damit weiterarbeiten. Unser innerer Anspruch eine Aufgabe perfekt zu 100% abzugeben wäre für den Kollegen oder Kunden vielleicht gar nicht wichtig. Im schlimmsten Fall fällt es ihm nicht mal auf.

Was tun wir also mit der gewonnen Zeit?

Wenn das 80-20-Prinzip richtig eingesetzt wird, haben wir die Möglichkeit in unserem Alltag die nötige Zeit für Zusatzaufgaben zu verwenden, wo wir sonst Überstunden aufgebaut hätten. Alternativ könnten wir auch tatsächlich einfach Feierabend machen, ohne gestresst zu sein. Oder man nutzt die gewonnene Zeit, um sich neue Themen und Projekte anzusehen, um etwas auszutesten oder arbeitet an strategischen Themen, was sonst im Alltag nicht möglich ist oder herunter fällt.

Hinter dem Pareto-Prinzip steckt also mehr als nur Zeitersparnis von einer Aufgabe. Der wirkliche Nutzen entsteht erst, wenn wir es wie man heute sagt skalieren lassen.